Hasta 10,000 grupos se reúnen para asistir a reuniones en todo el mundo todos los días, y las listas de temas relacionados con la ciencia y la tecnología son superadas solo por las empresas en número. Millones de personas se reúnen para mostrar y debatir sobre big data y desarrollo móvil, desarrollo de software, inteligencia artificial y nuevas tecnologías.
Los grupos en la costa este son particularmente fuertes, con NY Tech Meetup que cuenta con casi 50,000 miembros. Incluso puede ser posible utilizar datos de reuniones para determinar qué ubicaciones son más lucrativas para las empresas emergentes.
Sin más preámbulos, aquí están nuestros 10 consejos para organizar las mejores reuniones tecnológicas.
Contenidos
Encuentra un nicho
Este es el paso más crucial, así como el que consume más tiempo. Muchos oradores exitosos asisten a reuniones sobre temas que les interesan y comienzan a hablar sobre ellos una vez que han reconocido un nicho con alto potencial. Hay varias formas de identificar temas candentes de ciencia y tecnología. El más fácil es quizás Tendencias de Google – le mostrará la frecuencia con la que la gente busca algo.
También puede consultar las próximas agendas de reuniones para ver qué temas cubrirán. Estos equipos investigan mucho para encontrar temas que atraigan el interés de su público objetivo.
Este recurso también expone nichos subdesarrollados en un área determinada. Por ejemplo, si se ha programado una reunión sobre inteligencia artificial, pero los chatbots no están en la agenda, podría llenar este vacío. Puede reclamar un nicho si comienza a observar una brecha similar en las agendas de las reuniones.
Los temas de TI normalmente se reciclan. Los revendedores y distribuidores simplemente repiten la historia de los proveedores después del lanzamiento de un producto. La audiencia de una reunión tecnológica no necesita realmente una presentación de producto a menos que el evento sea una demostración, que puede ser a través de WebEx o en la ubicación del cliente. Idealmente, llevarías un producto a un sector o mercado específico. En lugar de simplemente mostrar un producto, concéntrese en cómo puede ayudar a un sector determinado.
A continuación se muestran algunos de los sectores más populares con una amplia gama de nichos lucrativos:
- Desarrollo web
- Tecnología Web
- Nueva tecnología
- Profesionales de Internet
- Desarrollo de software
- Diseño web
- Fuente abierta
- Programación de computadoras
Mostrar experiencia
Escriba un código, cree un producto o servicio interesante, escriba algunas publicaciones en el blog y tome algunas notas para un discurso sobre el tema o los temas que le gustaría discutir. Compártelos en plataformas como LinkedIn y GitHub. Ver un tema similar varias veces no debería preocuparte. Especialmente al principio, no es un problema superponer temas con otros oradores. ¿Por qué? Por varias razones:
- Es más difícil vender un tema, incluso si es completamente nuevo y original, cuando la gente no está convencida de tu experiencia. Su estilo y sus habilidades para hablar pueden ayudar a transmitir su experiencia técnica.
- Las reuniones buscan todos los enfoques diferentes de un tema, incluidas charlas, talleres y demostraciones.
- Es posible representar la perspectiva local sobre un tema dado porque el circuito de altavoces es un mercado global.
Sea (o cree) un gran orador
Incluso las reuniones de tecnología pueden tener dificultades para encontrar oradores. Como organizador, es su responsabilidad seleccionar una serie de debates por nivel de experiencia y tema. Para que esto suceda, necesitaría atraer nuevos oradores.
Si usted mismo no se siente cómodo hablando o no es un orador convincente, no hay necesidad de preocuparse. El primer paso es llamar la atención sobre su evento. Reúna un panel o contrate a un orador experimentado que esté dispuesto a responder a preguntas para hablar en público. Por ejemplo, un orador experto preguntará a la audiencia qué categoría de información es más importante para ellos. Estos incluyen la selección de temas, la entrega, la preparación, el seguimiento que implica responder a las preguntas de la audiencia y la presentación remota. Según los resultados de la votación de la audiencia, puede responder preguntas y respuestas para las categorías más populares.
Conectarse con su audiencia es el primer paso para la participación. La forma más rápida de hacerlo es contando una historia en los primeros minutos. Una historia personal fomenta una conexión con la audiencia. Por supuesto, la historia debe ser relevante para el tema de la reunión, no cosas triviales como cómo te quedaste atrapado en el tráfico esa mañana.
Siempre hay una manera de tejer una historia personal (no tiene que ser la tuya) de una manera que sea relevante para el tema.
Muchas reuniones son demasiado estáticas. Los oradores hablan, la audiencia aplaude y la reunión termina. Todo el mundo se dirige a casa. Una forma de inyectar algo de dinámica es organizar juegos, hacer rifas o hacer que los miembros antiguos se reúnan y den la bienvenida a los nuevos miembros.
Regalar cosas pequeñas contribuirá en gran medida a motivar a las personas a asistir a su evento. Al final de la charla, organice una rifa y regale cosas a las personas por responder preguntas relevantes.
Contratar a un coordinador
Es mejor evitar los hoteles como lugares, porque el espacio es realmente todo lo que tienen que ofrecer. Siempre es una buena idea contratar a un proveedor de habitaciones quién puede coordinar una reunión o un evento de capacitación. Estos profesionales experimentados ofrecen tecnología, contratación de instructores, catering, desarrollo de contenido y más.
Apoyar otras reuniones de tecnología
Quizás recuerde que la escena de las reuniones de tecnología en Boston enfrentó serias dificultades hace dos años. Muchos grupos populares simplemente desaparecieron y la cantidad de lugares para reuniones se desplomó. Algunos facilitadores de reuniones locales crearon Boston JavaScript para formar una red de apoyo. Los grupos locales intercambiaron ideas y crecieron juntos a través de esta organización. Se invitó a todos los grupos a unirse.
Es fundamental que los desarrolladores, en particular, consideren las herramientas no convencionales. Los espacios compartidos permiten a las personas cooperar y compartir anuncios de eventos.
Puede hablar con líderes de grupos anteriores, miembros locales e incluso facilitadores en otros estados. Puede encontrar algunas ideas innovadoras.
Intente colaborar con otras reuniones para realizar promociones cruzadas y enviar oradores. Si tiene un lugar y un organizador lo necesita, ofrézcalo. ¡Quizás necesites su ayuda algún día!
Considere las ausencias
La tasa promedio de no presentación en las reuniones de tecnología es del 40%. Por supuesto, hay muchos factores que contribuyen a este porcentaje y, en consecuencia, no hay forma de predecir cuántas personas realmente vendrán. Puede haber otros eventos basados en el mismo tema que tengan lugar al mismo tiempo o aproximadamente. El mal tiempo es un gran impedimento incluso para los entusiastas de la tecnología. Aquellos que no están muy motivados pueden optar por quedarse en casa y ver un partido de tenis en la televisión. La tasa de no presentación podría incluso aumentar debido a una carrera de F1.
Las tasas de no presentación no deben ignorarse de ninguna manera. Para ayudar a reducirlos, envíe un correo electrónico uno o unos días antes de la reunión para recordar a los invitados que cambien su RSVP si han decidido no asistir. A la mayoría de los visitantes de las reuniones no les importa estar de pie, por lo que no es necesario ser demasiado conservador en cuanto al número de RSVP.
Evite problemas de programación
Asegúrese de que su reunión no se lleve a cabo el mismo día que otra reunión tecnológica sobre un tema similar o una reunión de un grupo, con el que comparte muchos miembros. Una conferencia que se celebre en su vecindad es una buena ocasión para organizar una reunión de manera espontánea y llamar a uno de los oradores para hablar. Esto es especialmente viable si hay un buen orador en la ciudad para el evento.
Trate de organizar reuniones periódicas. El principal desafío al que te enfrentarás es la falta de oradores. Una buena manera de resolver este problema es creando una acumulación de oradores: haga una lista de oradores potenciales y planifique sus charlas al menos seis semanas antes de la fecha programada para la reunión.
Medir el éxito por datos
Puede ver cuánto tiempo se quedan las personas después de una charla y la cantidad de preguntas después de la charla. Pregunte a las personas qué les gustó o qué no les gustó. Puede usar herramientas como Mobilize para ejecutar encuestas breves de vez en cuando para verificar los temas esenciales que no ha cubierto. Explicaremos más sobre esto a continuación.
Organícese mejor con herramientas
Siguiendo el consejo anterior, aquí hay dos herramientas que pueden ayudar a mejorar la estructura de tu reunión:
- Movilizar
- Tipo de formulario
Mobilize es una excelente opción si está administrando varios grupos diferentes. Cuenta con formularios de registro de marca que ingresan datos directamente en su base de datos de miembros y en un centro de gestión de relaciones con los miembros, donde establece etiquetas y filtros para comunicarse fácilmente con sus miembros y segmentarlos. De esta manera, se encontrarán y se involucrarán en temas de interés mutuo. Con Typeform, es posible crear encuestas y formularios visualmente atractivos.
Aumente el nivel de conversación
Idealmente, debería dejar las charlas de expertos para el final y comenzar con charlas para principiantes. Esto es conveniente para su audiencia porque pueden programar su asistencia de acuerdo con su nivel de experiencia.
Busque activamente comentarios. Habla con tus visitantes para saber qué tipo de contenido quieren y qué tipo de charlas prefieren. Las charlas de panel suelen ser una excelente manera de mantener un alto compromiso.
Meetups de tecnología: una avenida de oportunidades
Es en las reuniones y reuniones de tecnología donde personas de diferentes empresas, en algunos casos que operan en diferentes mercados, pero que utilizan las mismas tecnologías, se reúnen para discutir productos e ideas innovadoras y encontrar los mejores recursos para los próximos proyectos. La demanda de reuniones tecnológicas ha generado en sí misma bastantes nuevas empresas exitosas. ¡Una reunión tecnológica puede abrir avenidas de oportunidades que no deben perderse bajo ninguna circunstancia!
Biografía de la autora: Mercy Ehrler se dedica a la comercialización de eventos corporativos y organizaciones de aprendizaje durante más de 15 años. Actualmente es la Directora de Marketing de Armonizar (attune.com), líder mundial en lugares de reunión y capacitación, soluciones de colaboración virtual y servicios de coordinación de eventos de un extremo a otro. La amplia experiencia de Ehrler en la industria le ha dado una visión única de los desafíos que enfrentan las organizaciones al desarrollar y ejecutar eventos corporativos. Basándose en esta experiencia, ayuda a dar forma al posicionamiento de Attune de sus innovadores reunión y capacitación soluciones de entrega.
