Por que es beneficioso automatizar un sistema de nomina

Por qué es beneficioso automatizar un sistema de nómina

La nómina es un proceso vital que debe realizarse con precisión. Un error puede generar horas de trabajo extra y estrés para su equipo. La automatización de un sistema de nómina ayuda a eliminar estos errores al garantizar que todo se procese y calcule correctamente. Ayudará a ahorrar dinero y tiempo a su empresa a largo plazo.

Índice
  1. Mejor seguridad
  2. Procesos optimizados
  3. Información más precisa
  4. Errores reducidos
    1. Conclusión

Mejor seguridad

Una pequeña automatización puede ahorrarle tiempo y estrés, como la sincronización automática de la factura de electricidad en su teléfono o la reproducción automática de Netflix del próximo episodio. Por ejemplo, su cheque de pago se deposita automáticamente en su cuenta bancaria en lugar de requerir que vaya al cajero automático o pague tarifas de cobro de cheques. También le ayuda a evitar pagos atrasados ​​y multas elevadas.

Otro beneficio de la automatización de la nómina es que es más difícil cometer fraude con sistemas automatizados. Esto se debe a que el software marcará la actividad sospechosa y, a menudo, puede detectar el fraude de nómina incluso antes de que suceda. Esto se debe a que es más fácil ver tendencias que podrían indicar fraude y porque el software protegerá sus datos con características de seguridad mejoradas, que incluyen autenticación y encriptación de dos factores.

Con la automatización de la nómina de soluciones de software como ADP, puede proporcionar a los empleados acceso a pedido a sus cheques de pago. Reducirá el riesgo de retrasos, lo que puede erosionar la confianza de los empleados y potencialmente costarle dinero a su empresa a través de sanciones legales. También le dará a su personal la tranquilidad de saber que se les paga de manera puntual y precisa.

El cálculo manual de los salarios lleva mucho tiempo y es fácil pasar por alto los errores. Sin embargo, la automatización de la nómina reduce la posibilidad de errores costosos y le permite ejecutar su nómina en una fracción del tiempo, para que pueda mantener a sus empleados felices y productivos.

Procesos optimizados

Ya sea que se pague automáticamente la electricidad o que el calendario de su teléfono se sincronice con su escritorio, muchas pequeñas tareas automatizadas ayudan a hacernos la vida más fácil. De manera similar, la automatización puede tomar el tiempo y la energía necesarios para administrar la nómina y reducir los errores que podrían tener consecuencias importantes para su negocio.

La introducción manual de datos en un sistema es lenta, propensa a errores y difícil de rastrear. Un sistema automatizado recopila información, como retenciones de impuestos y contribuciones de los empleados, y la calcula por usted. Elimina la posibilidad de un punto decimal fuera de lugar o de una deducción aplicada por error, lo que podría provocar retrasos en los cheques de pago que frustran a los empleados y se suman a costosas tarifas de procesamiento para la empresa.

Un buen sistema automatizado le permite almacenar todos sus datos digitalmente y acceder a ellos cuando lo necesite. También elimina la necesidad de almacenamiento en el sitio o fuera del sitio de archivos en papel, que pueden dañarse o perderse fácilmente.

Además, puede configurar notificaciones para que le avise cuando se encuentre un problema de nómina. Significa que los errores se detectan y corrigen rápidamente y se pueden resolver antes de que causen problemas a sus empleados o profesionales financieros. Un sistema de nómina bien automatizado le permitirá configurar un portal de autoservicio que permita a los empleados ver su información de pago en cualquier momento.

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Puede ser particularmente útil para los nuevos empleados actualizar su información o revisar registros anteriores. Ayuda a mantener el proceso de incorporación eficiente y conveniente para todos los involucrados.

Información más precisa

Mantener registros y acceder a la información que necesita cuando su nómina está automatizada es mucho más fácil. Cuando el proceso es manual, hay que tamizar pilas de papel que podrían perderse o dañarse.

Cuando el sistema está automatizado, sus registros se almacenan digitalmente y se puede acceder a ellos cuando sea necesario. Hacer informes a partir de datos consolidados en un sistema de nómina computarizado también es fácil.

Además, muchos sistemas automatizados permiten a los empleados ver y actualizar su información laboral a través de un portal de autoservicio. Cambiar una dirección o ajustar las deducciones antes de impuestos es tan simple como iniciar sesión y realizar los cambios. Hace que sea más fácil para los equipos de recursos humanos obtener la información correcta para sus empleados cuando sea necesario. Puede ayudar a eliminar las sorpresas de pago porque los empleados pueden ver cómo sus horas de trabajo se traducen en sus cheques de pago.

El sistema también puede ayudar a reducir los errores en el cálculo de los salarios de los empleados, especialmente en lo que respecta a las deducciones salariales y obligatorias. Muchas de estas deducciones tienen reglas estrictas adjuntas, lo que dificulta que los humanos sigan las regulaciones.

Un sistema automatizado tiene las tasas impositivas codificadas en el sistema, que luego puede calcular los montos de retención correctos para cada empleado en función de la entrada de datos de las condiciones de retención. Reduce la probabilidad de errores que pueden dar lugar a sanciones por parte del IRS y las agencias tributarias estatales.

Errores reducidos

El uso de un sistema automatizado elimina el factor humano y reduce la posibilidad de errores. Mantener registros digitalmente también ayuda con el cumplimiento legal y las preocupaciones de almacenamiento. Los documentos físicos pueden dañarse o perderse, pero cuando se almacenan en un online sistema de nómina, no tiene que preocuparse de que la información caiga en las manos equivocadas.

Conclusión

Además, las políticas fiscales pueden cambiar con regularidad, y el sistema de nómina automatizado hará un seguimiento de estos cambios y garantizará que su organización presente la declaración de manera precisa y puntual.

Ayudará a su empresa a evitar sanciones y multas derivadas de la presentación tardía. Los empleados también se beneficiarán de un proceso de nómina más rápido y preciso. Cuando el error humano no interfiere con sus cheques de pago, es más probable que se sientan satisfechos en sus trabajos y motivados para seguir trabajando duro.

También será más fácil para los empleados actualizar o cambiar su información personal, incluidas las direcciones y la información fiscal, a través de un portal de autoservicio que proporciona el sistema de nómina automatizado.

Esta función puede evitar que el equipo de RR. HH. tenga que ocuparse de estas consultas, reduciendo su carga de trabajo y ahorrándoles un tiempo valioso. La opción de autoservicio también puede facilitar la gestión de los diferentes tipos de deducciones para un empleado y ver los próximos períodos de pago.

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