Cómo cultivar una cultura de ética y cumplimiento

Desde las intrusiones en la privacidad de Uber hasta las prácticas de venta fraudulentas de Wells Fargo, las malas conductas parecen persistir en todas las organizaciones. A pesar de implementar varias políticas y procedimientos, ¿por qué las organizaciones continúan recayendo en las malas acciones corporativas? La respuesta persiste en algún lugar en la línea de tener una cultura de cumplimiento casi inexistente o débil.

Claro, ninguna empresa es perfecta y la posibilidad de una “utopía ética” no parece estar a la vista. Sin embargo, una sólida cultura ética reduce al mínimo los riesgos de incumplimiento. De hecho, las organizaciones pueden obtener innumerables beneficios de él. Para empezar, ayuda a mantener a raya los casos legales exorbitantes, crea un escudo contra cualquier mala reputación que pueda surgir de los medios o las redes sociales, ayuda a crear un ambiente de trabajo saludable y evita grandes pérdidas cuando los empleados dejan una fuerza laboral poco ética.

Los componentes básicos de una cultura de cumplimiento

La parafernalia habitual que se necesita para crear un programa de cumplimiento corporativo sólido incluye el Código de conducta, la capacitación en cumplimiento, un sistema de informes internos y el proceso de diligencia debida. Si bien estas son simplemente las herramientas que alimentan la cultura de cumplimiento, una empresa requiere un grupo de varias estrategias para mantener unida su base ética. Estos son los pasos que una empresa debe dar en su camino hacia una cultura de cumplimiento duradera:

El cumplimiento comienza con el liderazgo

“La efectividad de un programa de cumplimiento requiere un compromiso de alto nivel por parte del liderazgo de la empresa para implementar una cultura de cumplimiento desde la parte media y superior”. Afirma el Departamento de Justicia de los Estados Unidos en su Evaluación de Programas de Cumplimiento Corporativo.

Los líderes sénior son los abanderados de una buena cultura de cumplimiento. Despliega las señales que los mandos intermedios deben seguir en sus rutinas. Esto, a su vez, establece el camino de cumplimiento directo para los empleados en los peldaños más bajos de la escala corporativa.

Grande o pequeño: cada acto de un líder sénior establece un sólido ejemplo para el resto de la empresa. Desde despedir al ejecutivo de ventas con mejor desempeño por mala conducta hasta optar por volar en clase turista para un viaje de negocios: cada paso que da un líder tiene un impacto directo en qué tan bien los empleados siguen los estándares de cumplimiento de la compañía.

Alinear el cumplimiento con la gestión de riesgos

Muchos ven el riesgo y el cumplimiento de manera diferente y prefieren evitar asociarlos. Desafortunadamente, esto puede dañar la cultura de cumplimiento de la empresa en el futuro.

Es fundamental que los departamentos de gestión de riesgos de recursos humanos tengan en cuenta las repercusiones que pueden surgir del riesgo de incumplimiento. De manera similar, el departamento de cumplimiento debe explorar el alcance del riesgo que una empresa está dispuesta a asumir para alcanzar sus objetivos estratégicos. Si bien el riesgo tiene que ver con la incertidumbre, el cumplimiento hace hincapié en una mayor adherencia. En otras palabras, el cumplimiento es el ancla que mantiene el barco del riesgo bajo control.

No reportar transacciones sospechosas, casos de espionaje corporativo o descuidar la debida diligencia con los nuevos clientes son algunos de los resultados comunes que surgen del riesgo de incumplimiento. Si no se aborda, puede desmoronar la cultura general de cumplimiento en el futuro.

Implementar capacitación relacionada con el cumplimiento

El tipo de capacitación que ofrece una organización puede hacer o deshacer la cultura de cumplimiento. El mayor desafío surge cuando se trata de garantizar que todos se “empapen” de la capacitación. Las conferencias secas y los manuales extensos hacen muy poco para ayudar a los alumnos a retener lo que aprenden.

Para obtener la máxima eficacia, es fundamental que su formación sea lo más interesante y atractiva posible. Ayude a los empleados a encontrar una manera de disfrutar el proceso de capacitación en lugar de simplemente escuchar pasivamente. El uso de actividades creativas e interesantes, como videos cortos, juegos o parodias, puede ayudar a los empleados a participar activamente en la capacitación, de modo que retengan la mayor parte de lo que han aprendido.

Pruebe la efectividad de la capacitación en cumplimiento

Independientemente de cuán innovadora sea la capacitación de una empresa, es fundamental evaluar los resultados que aporta. Después de todo, ninguna empresa quiere invertir su tiempo y recursos en algo que no produce resultados. En otras palabras, no tiene sentido ofrecer capacitación si los empleados terminarán dañando la cultura de cumplimiento en el futuro.

Implemente evaluaciones periódicas de los empleados y revisiones de políticas para medir el resultado de la capacitación. Esto lo ayudará a comprender si la capacitación es efectiva o si necesita una renovación para obtener mejores resultados.

Incentivar la adherencia al cumplimiento

Los incentivos son un gran ingrediente para garantizar la máxima adherencia al cumplimiento. Desde el programa "Empleado del mes" hasta concursos trimestrales, las empresas implementan varios incentivos para ayudar a aumentar la productividad de sus empleados. La misma estrategia de incentivos se puede aplicar para alentar a los empleados a adherirse a los estándares de cumplimiento en las tareas diarias.

Es fundamental asegurarse de que los incentivos estén estrictamente en línea con los estándares de cumplimiento de la empresa. Pueden variar desde beneficios monetarios hasta recompensas culturalmente relevantes que aprovechan la estima social o la prueba.

Aproveche la tecnología adecuada

Tejer una cultura de cumplimiento sólida requiere mucho trabajo. La consistencia es clave para garantizar que su programa de cumplimiento se mantenga en cumplimiento. Mantener la consistencia implica seguir patrones específicos.

El uso de enfoques obsoletos (como hojas de cálculo) para realizar un seguimiento del cumplimiento puede volverse abrumador con el tiempo. Aquí es donde entra la necesidad de tecnología de cumplimiento. El software de cumplimiento puede ayudar a los equipos de recursos humanos a cumplir sin esfuerzo con las leyes laborales y laborales.

Nombrar a la persona o comité adecuado para supervisar el proceso

Para garantizar la máxima funcionalidad de todo el proceso de cumplimiento, es fundamental asignar una persona o un comité para realizar un seguimiento de todo. Por lo general, las personas del departamento de recursos humanos son la mejor opción para este puesto porque tienden a conocer a los empleados mejor que otros.

Este paso puede ser beneficioso tanto para el empleado como para la empresa. Cuando los empleados denuncian un problema ético, las empresas pueden dar paso a más incidentes de mala conducta ética.

Muchas empresas asignan esta responsabilidad a un tercero profesional para garantizar el anonimato total.

Para resumir

Se necesitan pasos pequeños y consistentes para limpiar una empresa de mala conducta y prevenir fallas éticas graves en el futuro. Las organizaciones deben diseñar sistemas de cumplimiento eficientes que pavimenten un camino ético sin problemas. En otras palabras, las empresas deberían hacer que sea extremadamente fácil para los empleados “hacer lo correcto”. Esto incluye fomentar el comportamiento ético en las prácticas del día a día, estrategias y políticas fundamentales bien investigadas e implementadas, una investigación cuidadosa de cada contratiempo ético y programas de incentivos bien pensados ​​para fomentar una cultura de denuncia.