Cómo administrar un equipo remoto: consejos y trucos para 2023

Estamos en 2022 y la gestión de equipos remotos es la nueva norma. Con la tecnología que hace que sea más fácil que nunca conectarse con empleados dispersos por todo el mundo, cada vez más empresas aprovechan los beneficios que brinda una fuerza laboral remota. Pero administrar un equipo remoto puede ser complicado: si no está preparado, puede encontrarse rápidamente con problemas. En esta publicación de blog, discutiremos consejos para crear y administrar un equipo remoto exitoso.

8 consejos para gestionar trabajadores remotos

1. Establecer reglas básicas para trabajar desde casa

Trabajar desde casa puede ser una gran ventaja para los empleados, pero también puede generar distracciones si no se tiene cuidado. Asegúrese de establecer reglas básicas, como cuántas horas por día deben trabajar los empleados y qué tareas deben completar. Acuerde las horas en que todos deben estar disponibles para llamadas grupales y si sus empleados deben notificar al equipo cuando estén fuera. Si tiene miembros del equipo en diferentes zonas horarias, asegúrese de tener en cuenta la diferencia horaria al programar reuniones. No desea que las personas trabajen todo el día solo para asistir a una reunión. Esto ayudará a mantener a todos encaminados y productivos.

2. Organizar la colaboración remota

La colaboración es clave para gestionar un equipo con éxito. Cuando sus empleados están repartidos por todo el mundo, es importante tener una forma de conectarse con ellos y colaborar en proyectos. Existen muchas herramientas que pueden ayudarlo a hacer esto, como el software de videoconferencia, las aplicaciones de chat y las herramientas de administración de proyectos. Es importante encontrar las herramientas adecuadas para su negocio y asegurarse de que todos estén familiarizados con su uso.

3. Crear un espacio de archivos común

Una de las cosas más importantes que debe hacer al administrar un equipo remoto es tener una solución de almacenamiento en la nube compartida. Esto puede ser tan simple como crear una carpeta compartida de Google Drive o una cuenta de Dropbox, donde los empleados pueden cargar documentos y acceder a ellos desde cualquier parte del mundo. Esto ayudará a mantener a todos en la misma página y facilitará que los empleados colaboren en proyectos. Si usa Google Drive, asegúrese de consultar los complementos disponibles que pueden ayudarlo con todo, desde compartir archivos hasta comunicarse.

4. Crear una base de conocimientos

Una base de conocimiento es una excelente manera de mantener a su equipo remoto organizado y al tanto. Una base de conocimientos puede incluir todo, desde políticas y procedimientos de la empresa hasta información de contacto de todos los miembros del equipo. Otro aspecto importante de una base de conocimiento bien pensada es tener instrucciones en video para todas las herramientas que usa su equipo. Puede grabar manuales con herramientas como Movavi Screen Recorder y OBS Studio y cargarlos en su almacenamiento en la nube favorito. Esto ayudará a garantizar que todos tengan acceso a la misma información, sin importar dónde se encuentren.

5. Establecer reglas de comunicación

Asegúrese de organizar videoconferencias periódicas o reuniones de equipo para que todos puedan mantenerse conectados y al día. Esto también ayudará a generar camaradería entre sus empleados y crear un sentido de trabajo en equipo. Sin embargo, sin pautas de comunicación claras, las cosas pueden desmoronarse rápidamente. Asegúrese de que todos sepan lo que se espera de ellos cuando se comuniquen con sus compañeros de trabajo. Por ejemplo, decida si los empleados deben responder a los correos electrónicos dentro de un período de tiempo específico o si siempre deben hacerlo. online en un mensajero corporativo. En cuanto a las herramientas, decida qué aplicaciones usará como forma predeterminada de comunicación: puede ser Zoom para videoconferencias y Slack para mensajería instantánea y discusiones informales.

6. Realice un seguimiento del progreso con regularidad

Otra forma en que los gerentes usan la tecnología hoy en día es para realizar un seguimiento del desempeño de los empleados a través de varios software de seguimiento del tiempo, lo que le permite establecer objetivos para cada trabajador y luego monitorear su rendimiento a lo largo del tiempo. De esta manera, si alguien está holgazaneando o no está produciendo suficiente trabajo, será visible de inmediato.

El software como Trello y Asana no solo ayuda a monitorear el progreso del proyecto, sino que también brinda a los empleadores información sobre cuántas horas trabajan los empleados por semana. De esta manera, los gerentes pueden asegurarse de que todos tengan una cantidad adecuada en función de lo que se requiere de ellos. Lo último que quiere cualquier propietario de un negocio es un personal con exceso de trabajo porque entonces la productividad cae drásticamente con menos calidad producida en general, y es probable que se tomen más días de enfermedad debido al agotamiento.

7. Encuentre maneras de mantener motivados a los empleados

Uno de los mayores desafíos de administrar un equipo remoto es mantener a los empleados comprometidos y motivados. Cuando los empleados no pueden ver a sus compañeros de trabajo cara a cara, es fácil que se sientan aislados y sin importancia. Para combatir esto, fomente la colaboración de los empleados organizando actividades de trabajo en equipo, como fiestas de trabajo remotas o happy hours virtuales.

8. Dedica tiempo a cada miembro del equipo

Comuníquese con sus empleados regularmente para ver cómo les está yendo y qué progreso se ha logrado en los proyectos. Esto lo ayudará a mantenerse actualizado sobre en qué están trabajando todos, así como también les dará la oportunidad de expresar cualquier inquietud o pregunta sobre su trabajo. Además de las llamadas regulares del equipo, debe tener reuniones individuales semanales con cada empleado para verificar su progreso y abordar cualquier problema que pueda haber surgido durante la semana.

9. Aprende a dejar ir

Confíe en que sus empleados harán bien su trabajo sin tener que estar constantemente encima de ellos. Trate de no microgestionar demasiado y aprenda a ser paciente con su equipo. Esto solo conducirá a la frustración de su parte y la desmotivación de los empleados. Por supuesto, es importante estar al tanto de lo que sucede en la empresa, pero no se sienta obligado a involucrarse en cada pequeño detalle.

Pensamientos finales

A medida que avanza la tecnología, también lo hace la forma en que gestionamos nuestros negocios. Con más y más empleados trabajando de forma remota, se ha vuelto cada vez más importante que los gerentes aprendan cómo supervisar de manera efectiva un equipo remoto.

Puede ser un desafío, especialmente si nunca lo has hecho antes. Pero con las herramientas y estrategias adecuadas, administrar a los empleados desde lejos no es imposible. Siguiendo los consejos anteriores, estará en camino de administrar con éxito un equipo remoto en muy poco tiempo.